Wat doet de syndicus?
9 februari 2023
Aanstelling syndicus
De vereniging van mede-eigenaars (VME) kan vrij een syndicus benoemen. Dit kan een professionele syndicus zijn of iemand van de mede-eigenaars. De aanstelling kan op drie verschillende manieren gebeuren.
- door een bepaling van het reglement van interne orde, bijvoorbeeld door de bouwpromotor of door de notaris bij de oprichting van een nieuw appartementsgebouw
- door een beslissing van de algemene vergadering
- door de rechter, op verzoek van een mede-eigenaar of van een belanghebbende derde
De aanstelling van de syndicus moet binnen de acht dagen (te rekenen vanaf de datum waarop de opdracht effectief een aanvang neemt) worden aangeplakt in de ingang van het gebouw waar de zetel van de vereniging van mede-eigenaars is gevestigd.
Daarnaast is elke vereniging van mede-eigenaars verplicht om de gegevens van de syndicus in te laten schrijven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).
De bepalingen met betrekking tot de band tussen de syndicus en de vereniging van mede-eigenaars en de daaraan gekoppelde vergoeding moeten het voorwerp uitmaken van een schriftelijke overeenkomst.
Mandaat syndicus
De syndicus kan maximaal voor drie jaar worden benoemd. Dit mandaat kan wel verlengd worden door de algemene vergadering. Hiervoor is een uitdrukkelijke beslissing van de algemene vergadering vereist. Het mandaat van de syndicus kan dus niet stilzwijgend worden verlengd.
Aan het mandaat van een syndicus kan op drie wijzen een einde worden gemaakt:
- van rechtswege door het aflopen van de duur van het mandaat
- na ontslag door de algemene vergadering
- na ontslag door de syndicus zelf
De uittredende syndicus moet binnen een termijn van dertig dagen na de beëindiging van het mandaat het volledige dossier van het beheer van het gebouw aan zijn opvolger overhandigen. Indien er nog geen opvolger is, moet hij het dossier aan de voorzitter van de laatste algemene vergadering bezorgen.
Taken syndicus
De syndicus staat in voor het dagelijkse beheer van een appartementsgebouw. Hiertoe behoren zowel het administratief en juridisch beheer, het financieel beheer als het technisch beheer. De taken van de syndicus worden omschreven in de wet op de mede-eigendom. Ook het reglement van mede-eigendom en het reglement van interne orde kunnen bijkomende bevoegdheden en taken van de syndicus omvatten.
Administratief en juridisch beheer
- het voorbereiden en organiseren van de algemene vergadering (1 keer per jaar)
- het opstellen van de notulen van de algemene vergadering
- het uitvoeren en laten uitvoeren van de beslissingen van de algemene vergadering
- het voorbereiden en doorvoeren van wijzigingen aan de statuten en het reglement van interne orde
- het vertegenwoordigen van de mede-eigenaars (bijvoorbeeld: bij het afsluiten van contracten, bij juridische geschillen)
- het beheer van gemeenschappelijke verzekeringspolissen, opvolgen vervaldata, behandeling en opvolging van schadedossiers
- …
Financieel beheer
- het voeren van de boekhouding van de vereniging van mede-eigenaars
- het beheer van het werkings- en reservekapitaal en het uitvoeren van betalingen namens de vereniging van mede-eigenaars
- het verdelen van de kosten over de mede-eigenaars per verdelingsnorm en de verzending van jaarlijkse onkostenverdelingen
- het invorderen van verschuldigde bedragen bij de mede-eigenaars
- het invorderen van achterstallige betalingen
- het opstellen van een jaarlijkse balans en de wettelijk verplichte begrotingen
- …
Technisch beheer
- het opvolgen van defecten en herstellingen
- het opvolgen van herstellings- en renovatiewerken en het opvragen en vergelijken van offertes voor deze werken
- het beheer van onderhoudscontracten
- …
Dit doet de syndicus niet
Er bestaan soms wel eens misverstanden over wat een syndicus nu wel of niet doet. Een syndicus staat enkel in voor het beheer en het onderhoud van de gemeenschappelijke delen, zoals lift, gang, inkomhal, … Is er een probleem binnen in een bepaald appartement, bijvoorbeeld de kraan die lekt, dan is het niet aan de syndicus om deze problemen op te lossen.
Aansprakelijkheid syndicus
Als uitvoerend orgaan treedt de syndicus op in naam en voor rekening van de vereniging van mede-eigenaars. De mede-eigenaars zijn gebonden door de handelingen van de syndicus voor zover hij handelt binnen zijn opdracht.
De syndicus is ten aanzien van de mede-eigendom contractueel aansprakelijk en ten aanzien van derden extra-contractueel voor fouten in de uitvoering van zijn opdracht.
De wet op de mede-eigendom stelt dat iedere syndicus, zowel professioneel als niet-professioneel, verplicht is om een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten.
Vergoeding
Er bestaat geen vast tarief of barema voor de bepaling van het ereloon van de syndicus. De vergoeding wordt steeds bepaald via vrije onderhandeling met de vereniging van mede-eigenaars.
Daarnaast kan er ook een vergoeding worden voorzien voor forfaitaire en aanvullende prestaties. Het is wel belangrijk dat deze prestaties zijn opgenomen in de overeenkomst met de mede-eigenaars. Hierin wordt ook bepaald wanneer de syndicus zijn of haar ereloon ontvangt (bijvoorbeeld maandelijks, driemaandelijks, jaarlijks, …) en op welke wijze.
Syndicus worden
Als je syndicus wilt worden, zijn er enkele stappen die je moet volgen. Allereerst moet je een bachelordiploma behalen om erkend vastgoedmakelaar-syndicus te worden. Daarna sluit je je aan bij het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars (BIV).